Hosting-Pakete, Upgrades und Zusatzkontingente: Wie Anbieter ihre Abrechnung mit Fakturia automatisieren

Wer Webhosting, Server oder andere digitale Dienste anbietet, verkauft im Grunde Abos: Paket buchen, monatlich oder jährlich zahlen, bei Bedarf hoch- oder runterstufen. Die technische Seite ist dank Automatisierung oft sauber gelöst. Die kaufmännische Seite dagegen hängt bei vielen kleinen Anbietern noch an Skripten, Tabellen und manuellen Rechnungen.

Dieser Beitrag richtet sich an Hosting-Anbieter, Reseller, Agenturen mit eigenen Hosting-Paketen und Entwickler von SaaS-Diensten. Wir stellen die Abrechnungssoftware Fakturia vor, vertiefen zwei Themen, die im Hosting-Alltag besonders wichtig sind, und werfen einen Blick auf die E-Rechnung, die gerade im Geschäftskundengeschäft relevant wird. Dabei sagen wir auch offen, was Fakturia heute noch nicht kann.

Fakturia im Überblick: Abrechnung für Abo-Geschäftsmodelle

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software, die den kompletten Weg vom Vertrag bis zum Geldeingang automatisiert. Nach Angaben des Anbieters lassen sich damit bis zu 85 % der Zeit einsparen, die sonst in die Abrechnung fließt. Entwickelt wurde sie ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und im Privatbesitz ihrer Gesellschafter steht. Betrieben wird Fakturia in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg. Technisch basiert die Software auf Java und läuft in einem WildFly Application Server.

Zu den Kernfunktionen gehören:

• Vertragsverwaltung: Abo- und Dienstleistungsverträge mit Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Kündigungsabwicklung.
• Recurring Billing: Der Rechnungslauf erstellt fällige Rechnungen und versendet sie als PDF automatisch per E-Mail.
• Recurring Payment: wiederkehrende Zahlungen über Stripe, Adyen, Unzer und PayPal oder per Lastschrift über die Hausbank.
• Mahnwesen: mehrstufig, mit automatischer Verarbeitung von Rücklastschriften.
• Kundenportal: Kunden laden Rechnungen herunter, ändern Daten, passen Verträge an oder bezahlen online.
• Buchhaltung: DATEV-Anbindung, passive Rechnungsabgrenzung und Rollen für den Steuerberater.
• Schnittstellen: REST-API nach OpenAPI-Standard, Webhooks und Anbindungen über Zapier und Locoia an mehr als 2.000 Tools.

Gerade die offene Architektur dürfte für technisch versierte Anbieter ein Argument sein: Fakturia lässt sich an bestehende Provisionierungs- und Kundensysteme anbinden, statt sie zu ersetzen.

Vertiefung 1: Tarifwechsel, Preise und Kündigung – das Tagesgeschäft im Hosting

Upgrade und Downgrade taggenau

Ein Kunde startet mit dem kleinen Paket und braucht nach drei Wochen mehr Speicher, ein anderer reduziert die Anzahl seiner gebuchten Domains. Fakturia unterstützt den Wechsel in neue Tarife und die Änderung der Anzahl gebuchter Services taggenau mit anteiliger (proratierter) Abrechnung. Der Kunde zahlt exakt für die Tage, an denen er das jeweilige Paket nutzt. Das schafft Transparenz und erspart Ihnen Gutschriften und Korrekturrechnungen. Im Kundenportal kann der Kunde Upgrades selbst auslösen, ohne dass Ihr Support einschreiten muss.

Preise flexibel gestalten

Die Preise legen Sie am Artikel fest, als Pauschale pro Tag, Woche, Monat oder Jahr. Auch Volumenpreise sind möglich, bei denen der Preis von der Abnahmemenge abhängt, zum Beispiel für Reseller, die viele Pakete abnehmen. Preisänderungen für die Zukunft können Sie im Voraus erfassen. Für einzelne Kunden hinterlegen Sie Sonderpreise am Vertrag, die dem Artikelpreis vorgehen, sowie zeitlich begrenzte Rabatte, etwa für ein Einführungsangebot im ersten Quartal. Beachten Sie bei Preiserhöhungen: Verträge ohne Sonderpreis erben geänderte Artikelpreise automatisch. Soll der Preis für Bestandskunden stabil bleiben, hinterlegen Sie Sonderpreise oder legen für das neue Angebot einen neuen Artikel an.

Kündigungsbutton inklusive

Wer Verträge mit Verbrauchern online abschließt, muss seit einiger Zeit einen Kündigungsbutton auf der Website anbieten (§ 312k BGB). Fakturia unterstützt das: Der Button lässt sich per Link einfach in die eigene Website einbauen, die Kündigung wird dann im System weiterverarbeitet.

Vertiefung 2: Verbrauchsabhängige Abrechnung – was geht, und was nicht

Viele Hosting- und Cloud-Angebote kombinieren eine feste Grundgebühr mit verbrauchsabhängigen Extras: zusätzlicher Speicher, Traffic über dem Inklusivvolumen, E-Mail-Postfächer, SSL-Zertifikate. Hier lohnt sich ein genauer Blick auf das, was Fakturia heute leistet.

So funktioniert es heute

Fakturia erfasst Verbräuche nicht selbst. Ein Tracking dafür ist in Planung, wird aber derzeit nicht unterstützt. Die Messung bleibt in Ihrem eigenen System. Am Ende der Abrechnungsperiode, etwa am Monatsende, ermitteln Sie dort, welche Menge welches Artikels in Rechnung gestellt werden soll, und buchen das per API als Leistung ein (Funktion „Leistung erfassen“). Die Leistungen lassen sich bei Bedarf auch in der Oberfläche anlegen. Beim nächsten Rechnungslauf nimmt Fakturia sie automatisch auf die Rechnung, falls nötig mit einem abweichenden Nettopreis.

Inklusivkontingente und Staffelmodelle

Auch Inklusivkontingente („5.000 API-Aufrufe im Paket, jeder weitere zu 0,004 Euro“) bietet Fakturia noch nicht direkt an. Der Workaround: Das Kontingent wird in einem Zusatzfeld am Vertrag oder Artikel gespeichert, der Verbrauch bleibt in Ihrem System, und zum Monatsende buchen Sie nur die Überschreitung als Leistung ein. Ebenfalls noch nicht umgesetzt sind Staffelpreise im Sinne von Tiered Pricing, bei denen jede Stufe einen anderen Preis hat, sowie Treppenstufenmodelle in Blöcken. Mit Volumenpreisen und Pauschalpreisen decken Sie aber bereits viele klassische Hosting-Tarife ab. Wer stark verbrauchsorientiert arbeitet, sollte das vor der Entscheidung im Testmandanten durchspielen. Ein Beratungsgespräch hilft, die Grenzen für das eigene Modell einzuschätzen.

Über Webhooks informiert Fakturia Ihre Systeme zudem über wichtige Ereignisse. Zum Testen lässt sich der JSON-Inhalt auch per E-Mail verschicken, so sehen Sie genau, was Ihr System später erhält. Über die API lassen sich außerdem Reports wie die MRR/ARR-Auswertung inklusive Churn abrufen, um die Entwicklung Ihrer Abos zu verfolgen.

Aktuell: E-Rechnung – für Geschäftskunden im Hosting kaum zu umgehen

Hosting-Kunden sind häufig Unternehmen, Selbstständige oder Agenturen, also genau die Zielgruppe der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027, danach gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr. Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Fakturia erstellt E-Rechnungen in beiden Formaten bereits seit 2019, auch Reverse-Charge-Rechnungen ins EU-Ausland. Das ist für Hoster mit internationaler Kundschaft interessant. Die Umstellung läuft über den normalen Rechnungslauf. Wie die Pflicht konkret Ihr Unternehmen betrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung, dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

So starten Sie

Der kostenfreie, unverbindliche und zeitlich unbegrenzte Testmandant (Sandbox) ist der beste Einstieg: Legen Sie Ihre Pakete als Artikel an, erfassen Sie Testkunden, probieren Sie einen Tarifwechsel und einen Rechnungslauf. Wer Unterstützung möchte, bucht das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro. Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt danach alle Einstellungen in die Produktivumgebung. Für Entwickler gibt es zudem einen MCP-Server für KI-Agenten wie Claude Code, der beim Bau eigener Anbindungen unterstützen kann.

Preislich stehen zwei Serien zur Wahl. Die FLEX-Serie, seit März 2026 verfügbar, kommt ohne Grundgebühr aus und rechnet rein umsatzbasiert ab, das ist besonders für junge Anbieter interessant. Die Business-Serie mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten bleibt bestehen. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich. Wichtig für Ihre Datenschutzdokumentation: Alle Server stehen in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen, und der Login lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.