PDF-Lösungen für Unternehmen

Das Portable Document Format oder kurz PDF gehört zu den am weitesten verbreiteten Dokumentenformaten weltweit. Bereits der Name selbst lässt vermuten, dass es sich um ein portables Dokumentenformat handelt und genau dieser Umstand hat es so erfolgreich gemacht. PDF-Dokumente lassen sich mit einem geeigneten Reader – auf dem Markt gibt es dafür zahlreiche kostenlose Programme – nahezu mit jedem Betriebssystem öffnen bzw. lesen. Zum erstellen von PDFs sind jedoch spezielle Tools notwendig wie sie etwa von webpdf.de angeboten werden.

Konvertieren und archivieren

Mit dem Programm webPDF lassen sich Dokumente in PDFs umwandeln und dauerhaft archivieren. Dies schließt beispielsweise gängige Dokumentenformate von Office mit ein aber auch Grafiken oder E-Mails können damit dauerhaft archiviert werden. Selbst Webseiten können mit webPDF dauerhaft abgespeichert werden und liegen später auch in einem Format vor, das problemlos wieder geöffnet und betrachtet werden kann. Bei vielen Dokumenten ist es notwendig sie auch so abzuspeichern, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können, was ebenfalls von webPDF unterstützt wird.

Signaturen nach gesetzlichen Richtlinien

Mehrere 100 Dokumente lassen sich mit diesem Programm in ein PDF umwandeln und können bei Bedarf mit digitalen Signaturen versehen werden. Digitale Signaturen sind bei Dokumenten wie etwa Rechnungen, die in digitaler Form versandt werden notwendig, damit sie nicht nachträglich gefälscht werden können. Diese Signaturen sind sogar gesetzlich geregelt und mittlerweile eine gängige Form der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten. Außerdem entsprechen Zeitstempel und Zertifikate auch den rechtlichen Anforderungen zur Langzeitarchivierung von Dokumenten, was bedeutet, dass Unterlagen nicht mehr in unzähligen Aktenschränken aufbewahrt werden müssen, sondern platzsparend auf Datenträgern abgelegt werden können.

Zentral über Server nutzen

Ein großer Vorteil, den webPDF mit sich bringt, ist der Umstand, dass diese Anwendung zentral auf einem Firmen-Server installiert werden kann. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter unabhängig vom Endgerät auf das Programm zugreifen und ihre Dokumente in ein PDF umwandeln können.

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